办公室主任如何当好领导的参谋助手

更新时间:2021-02-28 08:02:44 职场法则 我要投稿

办公室主任如何当好领导的参谋助手

办公室主任如何当好领导的参谋助手

办公室主任如何当好领导的参谋助手

办公室是政府(企事业单位)的综合办事部门,其主要职责是参与政务、管理事务、搞好服务。因此,办公室既是单位工作正常运转的枢纽,是沟通上下、联络各方的桥梁和纽带,又是领导决策的参谋部。办公室的地位和作用显而易见。

当好领导的参谋助手,要在如下几个方面下功夫:

一、着力抓“三办”,演好重头戏

“三办”,即办文、办会、办事。这是办公室工作的主要任务,是办公室的看家本领。“三办”的工作效率和工作质量如何,不仅直接反映出办公室的工作水平,而且直接影响到政府机关或单位在公众社会的形象。

(一)办文。即公文办理,在“三办”工作中分量最大。因为不但办会、办事离不开办文,就是参与政务、管理事务,搞好服务,也要通过公文来实现。所以,办文在办公室工作中有着举足轻重的作用。公文办好了,是办公室参谋助手作用发挥的一个重要表现。

如何办好公文?总的原则是:严格按照《国家行政机关公文处理办法》和《广西壮族自治区国家行政机关公文处理办法实施细则》的要求规范办理。

公文的草拟和审核,是衡量办公室人员工作能力和水平的尺码,也是对办公室工作人员文字能力和政策理论水平的检验。

公文毛病在各级行政机关中普遍存在,企事业单位公文不规范的问题更是屡见不鲜。最常见的是公文格式不规范、乱用标点、错用文种等,这是属于“低级错误”的一类。还有的是属于文字表述和语法、修辞等方面的“高级错误”。

请看下面例子:

例1.为下一步工作的开展奠定并创造了良好的条件和基础。<莲~山 课件>

例2.此问题在性质上和违法犯罪决然不同,应慎重处理。

例3.有了家政行业,家庭清扫、净菜配送、儿童接送、粮油购买、费用结算、照顾老人、护理病人、家庭厨师等等琐碎杂事可以请家政管理人员为你统一安排。

例4.思想和品德修养好坏是青少年健康成长、一生有所作为的重要条件。

例5.这样做是为了教育他,避免他今后不再犯错误。

例6.在某市政府向社会发布的一份《通告》中,有这样的内容表述:“依法将海域还给当地群众”。

例7.某市质监系统技术机构整合工作方案,对“整合的意义”写了4点,其内容都是对现状问题的罗列,没有一句涉及“意义”的话,且整篇结构逻辑混乱,是一篇典型的“问题公文”。

公文的拟办,是考验办公室工作人员能否当好参谋助手的试金石。

(二)办会。即会议的筹备、组织工作。开好各种会议,办公室负有重要责任,也是当好参谋助手的具体体现。

筹备组织会议的工作(包括接待工作)是否慎密,各个环节、细节考虑是否周全,决定着组织工作的成功与否。成也细节,败也细节。

实践说明,不断提高办会的质量和效率,是办公室履行“参谋部”职责的必然要求。

(三)办事。如何处理好办公室具体事务,为领导正确决策提供参谋助手服务,是办公室的主要职责之一。办公室工作事无巨细,经常面对繁杂的事务,大事、小事、杂事缠身,要把事情都办好确实不容易。把该办的事情办好,要把握好如下原则:

第一,不因事小而不为。办公室工作无小事。抓小事要做到:一是知大知小;二是小中见大 ;三是举轻若重。

第二,不因事多而乱为。

第三,不因事急而盲为。

第四,不因事难而怕为。

二、凡事重协调,多方解难题

协调是办公室的一项重要职责。办公室的协调工作无时不有,无处不在。

做好协调工作,要从如下几个方面入手:

(一)要把握好协调原则。

1.依法、依规协调原则。

2.实事求是、客观公正原则。

3.立足全局、服从总体目标原则。

4.统一领导、统筹兼顾原则。

5.为领导服务与为基层服务相一致原则。

(二)要讲究协调艺术和方法。

1.以落实有关政策为切入点进行协调。

2.运用思想政治工作方式进行协调。

3.以“避其锋芒,以柔克刚”的方式进行协调。

4.用“热加工”的方式进行协调。

5.用会议形式进行协调。

6.用个别商谈的方式进行协调。

这些方法总括起来讲,就是“软硬兼施”,“冷热并用”,“明暗齐上”。协调问题特别是复杂的问题,往往要用几种方法。开什么锁用什么钥匙,这就是运用协调艺术的原则。

(三)协调要注意的几个问题。

第一,抓好三个环节。一是做好协调前的准备工作;二是组织好协调会议;三是抓好协调后的督查落实。

第二,处理好三个关系。一是协调工作快与慢的关系;二是领导与领导的关系;三是务实与务虚的关系。

第三,民主协调,科学决断。

第四,要讲究协调中的语言艺术。

三、深入搞调研,决策提建议

调查研究的目的,是要为领导分析问题、作出决策、指导工作提供及时、准确、全面的情况材料,更好地为领导决策服务。这应该是办公室发挥参谋助手作用的一项基础性、经常性的工作。要围绕改革发展中出现的矛盾,特别是领导关注,群众关心的、急需解决的热点、难点问题,适时开展调查研究,提出解决问题的建设性建议和意见,为领导决策提供服务。

调查研究的实践说明:加强调查研究工作,围绕中心工作为领导出谋划策,是办公室当好参谋助手的又一重要体现。办公室工作是大有作为的。

在事务多的情况下,办公室如何搞好调查研究?

第一,要见缝插针挤时间。

第二,要选好调研课题。一是要选择领导关注的问题。二是要选择群众普遍关心、急需解决的热点、难点问题。三是选题既要注重现实性又要注意预见性。

第三,要组织安排好人力。

第四,要撰写好调研报告。撰写调研报告应注意三点:一是内容要实,材料要真,要实事求是,正确反映事情的本来面目。二是观点要鲜明,事例要典型,文字要简练,对问题的分析判断要有说服力。三是提出的意见和建议要可切实行,具有操作性。

四、广泛收信息,当好咨询员

为领导提供信息咨询,是办公室当好参谋助手的又一重要职责。

信息咨询是一种基于对各种信息的有效利用和反馈的业务活动。它通过利用各种信息处理技术,对各类信息进行搜集、加工、整理、分析、传递,向决策者充当顾问、参谋和外脑的作用。

办公室是承上启下、联系各方的中心枢纽,每天都有大量的信息通过,有可能捕捉到更多的有重大价值的信息。

随着改革发展的`不断深入,信息工作的任务将越来越重,搞好信息咨询工作已成为办公室做好参谋助手工作的一项突出任务。

(一)信息收集的基本要求。

1.准确。真实、准确是信息的生命,只有真实准确的信息,才能使领导决策建立在科学的基础上。

2.及时。信息的时效性决定了信息的生命力在于流动,信息流动的速度越快,它在实践中获得的价值就越高。

3.广泛。在收集信息时,必须从上下、左右、四面八方各不同的角度,广泛收集。

4.适用。即要有针对性,适合领导利用。

5.综合。综合就是根据领导的需要,对一些重大问题、牵涉面广的问题,收集相关信息,从总体上进行系统地归纳、整理、综合处理,以专题的形式,形成较为全面、系统的材料。

(二)信息收集的内容及加工。

1.经济社会性信息。

2.政策性信息。

3.科技性信息。

4.经验性信息。

5.民生性信息。

信息的加工有如下几种方法:

一是“点”、“面”结合法。

二是定量、定性结合法。

三是反映、预测结合法。

信息传递要把握好时机和速度。

信息的传递是指把筛选和加工后的信息通过各种传播途径,提供给领导使用。

信息传递要注意两点:一是要迅速;二是要保密。

五、队伍须过硬,“班长”要称职

作为领导“参谋部”的办公室,发挥好参谋助手作用,要有一个特别能战斗的团队。这个团队有如下几个特点:

第一,政治上坚定。

第二,思想上敏锐。

第三,业务上精良。

第四,工作上勤奋

第五,作风上严谨。

第六,从政上廉洁。

有了一支政治上坚定、思想上敏锐、业务上精良、工作上勤奋、作风上严谨、从政上廉洁的团队,就没有打不胜的仗。

办公室主任作为这个团队的领头人,应具备如下素质:

第一,要有较高的政策理论水平。

第二,要有较深的文字功底。

第三,要有较强的协调能力。

第四,要有相当的组织才干。一是善当“不管部长”;二是要“有忍有谋”;三是既要会“搬道岔”,又要会“弹钢琴”;四是态度上要做到“殷勤而不自卑”;五是在工作方式上要做到:谋划上求早,步调上求快,方法上求活,作风上求实。

第五,要有较广的知识面。

第六,要有良好的个人修养。

一是要有胸怀全局、爱岗敬业的观念。

二是要有“三从”“四得”的服务意识。“三从”,即服从、听从、侍从; “四得”,即吃得苦、受得气、坐得住、管得严。

三是要有“三心”“四勤”的热情。“三心”,即对同志要热心、诚心、耐心。“四勤”,即对工作要充满自信,脑勤、嘴勤、手勤、腿勤。

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